Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel

Probablemente tengas algunos documentos de Microsoft Excel en tu Mac o PC que no querrías que otras personas encontraran y leyeran. en donde tengas tus gastos, tarjetas de crédito, en fin información confidencial.

Después de todo, Excel no sólo sirve a la persona promedio, sino también a empresas, instituciones gubernamentales y millones de personas en todo el mundo. Ya sea que estés creando gráficos, convirtiendo PDFs, o simplemente ingresando filas y filas de datos, la mejor manera de mantener esa información segura es aprender a proteger un archivo de Excel con una contraseña.

Añadir una contraseña

Paso 1: En Excel, abre el documento que quieres asegurar con una contraseña.

Paso 2: Haga clic en Archivo, seguido de Información.

Paso 3: A continuación, haga clic en el botón Proteger el libro de trabajo. En el menú desplegable, seleccione Cifrar con contraseña.

Paso 4: Excel te pedirá que escribas una contraseña. Elige una que sea complicada y única y anótala en tu administrador de contraseñas.

Es primordial que lo recuerde, o que tenga acceso a una copia de él en un lugar seguro porque si lo olvida, perderá el acceso al archivo de Excel y recuperarla será complicado.

A partir de ahora, cada vez que intentes abrir ese archivo, Excel te pedirá que introduzcas la contraseña que acabas de elegir. Ten en cuenta que esta contraseña sólo protege ese documento individual, no todos los documentos de Excel de tu PC. Si quieres que todos los archivos de Excel tengan una protección similar, deberás proteger cada archivo individualmente con una contraseña o buscar protecciones más avanzadas.

Si quieres ver si un archivo de Excel tiene protección por contraseña o no, consulta la Infotab del documento y mira la sección Proteger libros de trabajo. Te dirá si se requiere una contraseña para abrirlo o no.

Ahora que has protegido tus archivos más esenciales con una contraseña, puede que valga la pena considerar la posibilidad de añadir capas adicionales de seguridad a tu sistema. La forma más fácil de proteger un gran número de registros es encriptarlos. Por suerte, los programas de encriptación no son difíciles de encontrar. Los usuarios de Windows 10 Professional tienen una utilidad de cifrado integrada llamada Bitlocker. Aún así, si desea descargar una versión gratuita con muchas opciones de personalización para muchos tipos de datos, puede probar las descargas de código abierto Crypto Expert 8 o VeraCrypt.

Opciones de seguridad adicionales

Excel también le permite aplicar opciones de seguridad más personalizadas a su archivo si es necesario. Es importante saber qué hacen estas otras opciones para que puedas crear la seguridad adecuada para tu proyecto. En Proteger documento, encontrará varias características adicionales que pueden resultar útiles:

Marcar como final: Esto marcará el archivo como completado, lo que permite a otras personas saber que no deben hacer ningún cambio. Sin embargo, el uso de esta opción no asegurará los datos detrás de una contraseña, por lo que no ofrece ninguna seguridad.

Proteger la hoja actual: Esto protegerá la hoja actual seleccionada con una contraseña para que la gente no pueda hacer ningún cambio. Es una opción útil si sólo hay una hoja en el libro de trabajo que quieres proteger, y no te importa si la gente puede ver la información – no quieres que se metan con nada. Notarás que también hay una opción para hacer esto con la Estructura del Libro de Trabajo, que protege los datos en todo el libro de trabajo de los cambios a menos que la gente tenga la contraseña.

Restringir el acceso: Si está tratando de restringir los archivos de Excel en un ambiente de negocios, esta configuración podría ser una buena opción. Las organizaciones suelen utilizarlo para proteger los documentos contra el acceso no autorizado dentro de sus filas. En los casos en los que el departamento de TI ha creado plantillas de seguridad que básicamente bloquean los archivos de Excel sólo para determinadas personas o rangos, la configuración de Restringir acceso hace cumplir sus parámetros. Este modo es muy útil en las organizaciones más grandes, en las que algunas personas necesitan acceder a los datos, pero no todos necesitan entrar y salir al azar.

Añade una firma digital: Añadir una firma digital verifica el archivo como la versión real y original. Esta distinción es útil cuando se envían archivos a otras personas u organizaciones. Una firma también garantiza que los documentos que recibe no se han alterado. También ayuda a que los archivos no sean espiados cuando los envías digitalmente.

La protección con contraseña es un primer paso práctico para proteger tus hojas de cálculo de Excel. Pero en algunos casos, no será suficiente para garantizar la seguridad de sus datos. Si necesita profundizar en la seguridad de los archivos, nuestra guía de cursos intensivos de encriptación también protegerá sus archivos. Además, otra sobre cómo empezar a ocultar archivos en Windows 10.