¿Qué es OneDrive?

Si usas algún producto de Microsoft, probablemente te hayas encontrado con el nombre de OneDrive. Es un servicio basado en la nube que Microsoft lanzó recientemente para dar a los usuarios la opción de almacenar y compartir sus documentos.

Ya sea que lo uses como herramienta de trabajo o para almacenar documentos personales, OneDrive es una opción conveniente para acceder a tus archivos sobre la marcha o para compartir contenidos con tus compañeros de trabajo. Repasemos las diferencias entre el OneDrive personal y el OneDrive para empresas, y también veamos las diferentes características de OneDrive.

Personal OneDrive

Este es el OneDrive que ves cuando abres Windows 10 en tu ordenador: Está configurado para ello cuando inicias sesión con tu cuenta de Microsoft, y encontrarás el almacenamiento disponible en el Explorador de archivos. En los ordenadores de Microsoft, es la opción predeterminada para guardar documentos o archivos, lo que puede ayudar a ahorrar espacio en su unidad de almacenamiento. Al igual que muchos servicios de almacenamiento en la nube, obtienes varios GB de forma gratuita. De hecho, obtienes hasta 5 GB con el Plan OneDrive gratuito, pero tendrás que pagar para obtener más almacenamiento en incrementos de 200 GB.

Puedes obtener 1 TB de espacio de OneDrive gratis con la mayoría de los planes de Microsoft 365 Home o Personal, lo que significa que OneDrive también facilita la sincronización y el intercambio de información y documentos entre tus dispositivos de Windows. En 2019, Microsoft también añadió Personal Vault a OneDrive, lo que permite una verificación de dos factores para una mayor seguridad de tres archivos especiales que realmente quieres proteger (365 usuarios obtienen espacio ilimitado en Personal Vault).

OneDrive for Business

OneDrive es el sistema de gestión de datos global para Microsoft 365 (antes Office 365) y el pegamento que mantiene unidos todos los servicios de Microsoft Office. Permite a los empleados compartir documentos, hacer un seguimiento de los proyectos, introducir datos automáticamente, colaborar en línea, asegurar sus datos y mucho más. Si está buscando las características de Microsoft 365 para su negocio, es casi seguro que los datos de esas características se canalizan a través de OneDrive.

Como OneDrive está involucrado en tantos servicios de Microsoft, es actualizado frecuentemente por Microsoft, más o menos cada dos semanas. Noten que hay una versión de OneDrive para Windows y una versión para MacOS, y se actualizan por separado. Por ejemplo, una actualización reciente añadió etiquetas de sensibilidad más fáciles de usar que los administradores pueden utilizar para aplicar un cifrado o prácticas adicionales para los datos empresariales confidenciales. Como se puede imaginar, la seguridad es una parte clave en la que trabaja Microsoft para la versión empresarial de OneDrive. Ahora, veamos más de cerca cómo OneDrive está conectado al ecosistema de Microsoft.

OneDrive para gobernarlos a todos

Microsoft quiere que uses OneDrive para almacenar y sincronizar todos tus datos entre dispositivos. Por eso está extendiendo las aplicaciones de OneDrive a todas las plataformas y ofreciéndote 1 TB de almacenamiento online por máquina con una suscripción a Office 365. La suscripción Office 365 Home proporciona 1 TB de almacenamiento OneDrive para un máximo de cinco máquinas, lo que a 100 dólares al año o 10 dólares al mes, es una propuesta atractiva.

Microsoft sabe que nunca podrás llenar ese espacio sólo con documentos. Pero básicamente puedes almacenar cualquier cosa en OneDrive y su perfecta integración con Windows 10 y varias aplicaciones asegura que tus archivos sean automáticamente respaldados, sincronizados y fácilmente accesibles.

¿Por qué querrías usar OneDrive?

Hasta ahora, el almacenamiento en la nube era simplemente un medio para compartir archivos con otros o transferirlos de un dispositivo a otro. Sin embargo, a medida que el espacio de almacenamiento se hace más asequible, el almacenamiento en la nube se está convirtiendo en una solución de copia de seguridad cada vez más atractiva, siempre que no le importe que otra persona esté gestionando sus datos. El principal beneficio de OneDrive es que se sincroniza entre plataformas y se integra con los servicios y aplicaciones que ya utiliza, incluyendo Windows, Office, Outlook y más.

Aunque es atractivo, OneDrive no debería ser su única solución de respaldo. Por ejemplo, ¿qué sucede si una copia se corrompe y pierdes el acceso a la otra, porque tu disco duro se muere, tu cuenta de OneDrive es hackeada o tu conexión a Internet se cae? Para estar seguro, siempre debes administrar tus copias de seguridad siguiendo el llamado plan de respaldo “3, 2, 1”: Por lo menos tres copias, en dos tipos de medios de comunicación, con una copia fuera del sitio. El almacenamiento en la nube puede ser tu copia externa, pero aún así necesitas una copia de seguridad local.

Usando la aplicación OneDrive en Windows 10

Microsoft también ha proporcionado una aplicación OneDrive en Windows 10 que tiene la misma funcionalidad, y más o menos la misma experiencia, que la interfaz web y que se puede utilizar para guardar, eliminar, administrar y compartir archivos. Para compartir archivos con la aplicación OneDrive, sólo tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo o carpeta y seleccionar Compartir en el menú contextual. Puedes invitar a personas a través de un enlace o correo electrónico, y ver a las personas que están compartiendo archivos y carpetas. También puedes ver todos tus archivos compartidos haciendo clic en el icono de las personas en la barra lateral izquierda de la aplicación.

OneDrive se integra con Cortana y Windows Search

Cortana, el asistente virtual de Microsoft, ha estado disponible desde hace mucho tiempo en Windows 10. No sólo puede responder a preguntas, sino que cuando seleccionas Buscar mis cosas, puede buscar tus archivos, incluyendo los almacenados en OneDrive y no sincronizados con tu dispositivo. Luego puede acceder a esos archivos desde los resultados de la búsqueda. Afortunadamente, Cortana también responde a las entradas de control por voz y teclado introducidas en la barra de búsqueda de Windows. También puedes usar la búsqueda de Windows para encontrar contenido de OneDrive, sólo tienes que buscar lo que quieras y hacer clic en la pestaña Documentos.

Usando la aplicación ThePhotos en Windows 10

¿Tiene una gran colección de fotos repartidas en varios dispositivos? Microsoft también encontró una solución para eso. La aplicación “Fotos” de Windows 10 utiliza OneDrive para agregar imágenes de todos sus dispositivos. Puede eliminar duplicados o imágenes similares de su colección, mejorar automáticamente sus fotos y crear álbumes basados en el lugar, el tiempo o las personas. Puedes encontrar tus fotos de OneDrive en la aplicación Fotos haciendo clic en la pestaña de carpetas de la parte superior y buscando Fotos. Verás el icono de OneDrive para que sepas que tus fotos proceden de OneDrive. Incluso hay una barra de búsqueda que te permite buscar entre tus fotos de OneDrive.

Estas funciones activadas por defecto pueden ajustarse o desactivarse abriendo Fotos y seleccionando Ajustes en el menú de la aplicación. Una vez que la aplicación haya hecho su magia, podrás mostrar fácilmente tus fotos y compartirlas con tus amigos desde cualquiera de tus dispositivos. Esto funcionará tanto en Android como en iOS, siempre y cuando instales la aplicación OneDrive y la utilices para sincronizar tus fotos.

Colaboración de OneDrive y Office

OneDrive también permite el trabajo a distancia y la colaboración con otros. Puedes compartir y editar archivos, incluyendo documentos de Office, si tienes Microsoft 365. Almacena archivos de Word, Excel o PowerPoint (entre otros) en tu OneDrive, y compártelos con tus compañeros de equipo usando el botón Compartir que se encuentra en tu barra de tareas. Cualquiera que abra el enlace accederá automáticamente al documento. De hecho, se iniciará inmediatamente en la aplicación web de Office de su navegador. Entonces, varias personas pueden trabajar en el mismo archivo, aunque no tengan OneDrive. También puede comprobar rápidamente las actualizaciones de forma remota.

Si necesitas un documento del OneDrive de otra persona, también puedes enviar un enlace de solicitud. Una característica útil es que puedes solicitar acceso desde la carpeta de OneDrive donde quieres que alguien suba el documento. Esto elimina los retos de subir y mover el documento tú mismo. Sólo tienes que seleccionar Solicitar archivos para empezar.

Estas características de colaboración remota hacen que OneDrive sea útil para equipos lejanos. Tanto si estás gestionando situaciones de trabajo a distancia como proyectos de equipo en el colegio, OneDrive puede ayudar a que todos se reúnan donde es necesario.

OneDrive es también una solución integral para el almacenamiento basado en la nube en su dispositivo personal. Mientras que las aplicaciones profesionales son evidentes, OneDrive en su ordenador doméstico puede ayudarle a almacenar archivos privados, liberar espacio en el disco duro de su PC y organizar archivos más allá de lo que ofrece Microsoft Office.