Una mirada en profundidad a las Listas, la respuesta integral de Microsoft a Asana

Una mirada en profundidad a las Listas, la respuesta integral de Microsoft a Asana

Muchos de nosotros pasamos la mayoría de nuestros días de trabajo en herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello o Basecamp. Por muy buenas que sean, no siempre funcionan bien con otras aplicaciones importantes como Slack, Dropbox o Evernote.

Ese es exactamente el obstáculo que Microsoft está abordando con su última aplicación 365, conocida como Lists. Construida dentro del ecosistema de su plataforma Microsoft 365 basada en la nube, Lists es una aplicación de “rastreo inteligente de información” que se conecta sin problemas con Teams, OneDrive y las otras aplicaciones de Microsoft que ya estás usando para trabajar.

Antes del lanzamiento general de la experiencia web de Listas, y del lanzamiento del mes que viene en la aplicación de Microsoft Teams, tuve la oportunidad exclusiva de sumergirme en las profundidades y ver una demostración en vivo de Listas en acción. También chateé con Microsoft sobre lo que hace a Listas tan especial en comparación con las otras soluciones disponibles.

Una nueva forma de trabajar en Microsoft 365

Si estás familiarizado con otras herramientas de gestión de proyectos, las Listas de Microsoft no te sorprenderán demasiado. Son las mejoras en el diseño, la facilidad de uso y la integración en el ecosistema de Microsoft lo que hace que Lists destaque.

Como parte de mi demostración exclusiva, Mark Kashman, director de producto senior de Listas de SharePoint y Microsoft, me explicó todo lo que una persona puede hacer con Listas como aplicación web.

Mi experiencia comenzó con la página principal de Listas, donde los usuarios aterrizarán al hacer clic en el nuevo icono de Listas del lanzador de Microsoft 365. Tiene un diseño fácil de entender para crear una Lista, y ver las Listas favoritas, así como las Listas que son propiedad del usuario.

Con unos simples clics, Cachemira demostró cómo un usuario podía utilizar las listas para crear una lista de activos, y utilizar un campo de elección con formato condicional y códigos de color para mostrar mejor cómo ese activo está en el campo o en uso. También se me mostró cómo, con un clic, un cambio en el campo podría desencadenar un cambio de color e impacto visual en otra columna para ayudar a un gerente y empleado a administrar o comprender mejor esa lista de activos.

Lists está diseñado para ser simple y flexible de usar, funcionando casi como una hoja de cálculo.

Lists es una nueva aplicación, pero los aficionados de Microsoft 365 reconocerán algunas de sus características. La aplicación y las experiencias de Lists que se lanzan hoy modernizan y evolucionan una característica de “Lists” existente en SharePoint, la plataforma de colaboración de Microsoft.

A pesar de los más de 20 años de existencia de las listas de SharePoint, Microsoft quiere que las listas encajen mejor con las aplicaciones móviles, el trabajo que realizan las empresas a través de sus suscripciones a Microsoft 365, y en equipos. Las listas en SharePoint permanecerán en su lugar.

Con las listas de SharePoint que ya están siendo utilizadas por miles de empresas para recopilar datos para ser compartidos con los miembros del equipo y otros usuarios del sitio de SharePoint, Lists se basa en la experiencia de tres maneras clave.

Para empezar, Lists está diseñado para ser mucho más simple y flexible de usar, funcionando casi como una hoja de cálculo. También está diseñado para encajar en los equipos de Microsoft y en su forma de trabajar. Finalmente, Lists puede ser usado en múltiples escenarios, gracias a sus plantillas ya preparadas, como los itinerarios de eventos y más.

Las listas ya se utilizan internamente en Microsoft.

Cachemira se deslizó a otra opción de su página web de Listas para mostrarme una lista real que maneja, que consiste en las personas que ayudaron a construir esta aplicación.

Con la experiencia de Listas de Cachemira, pudo filtrar su lista por los individuos con los que se reúne. Esto le permitió entonces establecer una regla. En este caso, quería una regla que activara una indicación visual que le notificara cuando pasara una fecha antes de que una característica se moviera en el desarrollo, o en el lanzamiento. También me mostró cómo podía establecer reglas para el cambio de estado de su lista (en las características de la hoja de ruta) para poder recibir una alerta por correo electrónico.

En otra parte de mi demo, Cachemira mostró lo fácil que es crear un nuevo elemento en las listas con plantillas. Por ejemplo, con la plantilla de seguimiento de problemas, los usuarios pueden ver y luego editar datos de muestra como la prioridad, el tipo de problema y más.

Otras plantillas incluyen la incorporación de empleados, así como el itinerario del evento (que se usó internamente en Microsoft para las sesiones de planificación previas a su conferencia Ignite 2020). Cachemira me dijo que estas plantillas están pensadas para ser un “acelerador” con tipos de datos comunes, pero Microsoft también está estudiando la posibilidad de que las empresas creen más tarde sus propias plantillas personalizadas.

Jugando bien con los equipos de Microsoft

Para la segunda mitad de mi demo, me llevaron a los equipos de Microsoft. Es aquí donde Cachemira mostró la flexibilidad de las Listas, lo que podría ser útil para crear una lista de tareas editoriales para una publicación online como Digital Trends. Esta característica no estará disponible en los equipos hasta agosto, pero es donde realmente empiezas a ver el poder del ecosistema 365 de Microsoft.

Para empezar, me pusieron dentro de un canal general “Freelance” dentro de los equipos de Microsoft. Cachemira entonces hizo clic en el botón “+” en la parte superior del canal y añadió las listas de Microsoft como una pestaña para facilitar el acceso. Esto abrió una interfaz de usuario que le dio la opción de añadir una Lista existente o crear una nueva, sin tener que salir de los Equipos.

Con un solo clic, Cachemira hizo una nueva lista para mí, usando la plantilla del programador de contenido. Información como el nombre de la compañía de Tendencias Digitales, así como un color verde personalizado y un icono personalizado, fueron todas capas para mí por Cachemira.

Más tarde, también se introdujeron en la Lista, para mí también, artículos editoriales más personalizados como imágenes, documentos, títulos de contenido, posibles firmas de autores, estado del borrador, aprobación, fechas de vencimiento e intención de publicación, desde una interfaz de usuario sencilla y fácil de entender. Las posibilidades son casi infinitas.

Pero la belleza de todo esto es que aunque Cachemira hizo esta lista para mí, se puso a disposición de todos en el canal de Equipos. Ese podría ser mi manager o un compañero escritor con permiso para editar la lista.

Por supuesto, la Lista también tiene controles para filtrar, pero hay una función especial en la Lista que es útil para un escenario editorial. En este caso, si algo en la lista se ha considerado información requerida, el usuario puede pivotar hacia abajo en seguida y ver un icono de “atención requerida”.

Para simular que a la Lista le faltaba el nombre de un autor como información requerida, Cachemira la sacó, @ mencionó a un gerente en Equipos de la Lista, y le llamó la atención sobre el tema. Gracias a la integración con Equipos, el problema se solucionó rápidamente, la lista se actualizó, y el icono de atención se alejó.

Me impresionó mucho la forma en que los equipos reconocieron que faltaba información. Cachemira me dijo que eso era sólo el comienzo de lo que Listas puede hacer. Mi experiencia cubría el uso de plantillas; el trabajo con reglas, filtros y vistas; y el uso de Listas en Equipos.

Cachemira también detalló cómo se pueden utilizar las Listas para gestionar un escaparate de artículos gestionados, editando el relleno y el estilo de una columna en cualquier Lista o estableciendo flujos automatizados con Microsoft Power Apps para registrar y actualizar la lista a medida que los artículos se desplazan.

Incluso me dice que gracias a las integraciones con Power Apps, Power Automate y Power BI, los clientes de Microsoft pudieron construir potentes soluciones de seguimiento de la información en una fracción del tiempo que normalmente se tarda en crear aplicaciones personalizadas desde cero.

“Hay muchas maneras diferentes de ser flexible con Lists. Hay muchas cosas que hacemos para ayudarte a salir de la caja, con el agregado de configurar y personalizar a lo que sea el resultado final y el resultado que quieras”, dijo Cachemira.

Debido a que Lists se conecta directamente a Microsoft 365, incluso permite que otras aplicaciones de Microsoft 365 obtengan datos de él. Lists puede aparecer en el gráfico de Microsoft como un tipo de contenido que se puede buscar. Al igual que los archivos y los correos electrónicos en Microsoft 365, podrás encontrar listas con una simple búsqueda y obtener resultados aún más personalizados. Una vez más, es aquí donde Listas flexiona su músculo Microsoft.

Listas de Móviles aplicación y más pronto

Aunque la página principal de Microsoft Lists y un total de ocho plantillas se están desplegando hasta finales de julio de 2020, hay mucho más planeado por delante. Además de la aplicación Lists que llegará a los equipos en agosto, Microsoft también está planeando una aplicación Lists separada para iOS y Android.

Sin embargo, Lists no es actualmente una aplicación de consumo. A menos que su empresa sea suscriptora de Microsoft 365 Business, no tiene suerte. Pero mientras todos navegamos por el futuro del trabajo, ya sea en casa o en un ambiente de trabajo mixto, Microsoft espera que Lists tenga un serio potencial.

“El seguimiento y todas las acciones asociadas con la vuelta al trabajo, y el simple hecho de que todos colaboremos remotamente significa que parte de la interacción en persona que tienes [ya no existe]”, dijo Seth Patton, Director General de Microsoft 365. “La forma en que nos mantenemos conectados a eso es en Equipos, y es muy poderoso, sólo colaborar en Listas en Equipos, en lugar de sólo otro sistema o aplicación, es muy poderoso”.